1. Debit note và credit note là gì?
1.1. Debit note là gì?
Debit note (còn gọi là debit memo) là 1 chứng từ thương mại được người mua gửi cho người bán, được dùng để thông báo cho người mua về các nghĩa vụ nợ sắp tới. Debit note được sử dụng trong các giao dịch thương mại xuất nhập khẩu. Bên bán sẽ xuất debit note để chuyển cho bên mua để thông báo về các nghĩa vụ trả nợ.
Debit note có thể thông báo về hóa đơn thanh toán sắp tới hoặc điều chỉnh giá trị hóa đơn khi bị sai. Giấy báo nợ không giống như hóa đơn vì debit note thường ở dạng thư và có thể không yêu cầu thanh toán ngay lập tức. Debit note thường chỉ được dùng trong mô hình kinh doanh B2B.
1.2. Khi nào thì sử dụng Debit Note?
Trường hợp sử dụng debit note: Hóa đơn thuế gốc đã được phát hành và giá trị khoản thuế được tính trong hóa đơn thấp hơn giá trị khoản thuế thực tế.
Trong số các chứng từ cần có khi giao dịch xuất nhập khẩu, debit note là giấy tờ cần phải có. Bởi vì khi hàng hóa cập bến, ngân hàng sẽ tiến hành nghiệm thu tiền thông qua số tiền được ghi trên giấy tờ này.
1.3. Credit note là gì?
Credit note (còn gọi là credit memo) cũng là một chứng từ thương mại mà bên bán dùng để gửi cho bên mua với số tiền nhỏ hơn hoặc bằng số tiền trên hóa đơn.
Thông thường, credit note được sử dụng khi bên mua ko nhận được hàng hóa, hoặc hàng hóa bị trả lại do bị hỏng, lỗi. Ngoài ra, khi bên mua trả dư tiền so với hóa đơn thì bên bán cũng có thể dùng credit note để trả lại tiền thừa. Khi phát hành credit note, bên bán cũng đang kích thích bên mua (khách hàng) quay lại mua hàng/dịch vụ trong tương lai.
1.4. Khi nào thì sử dụng Credit Note?
Sản phẩm bị lỗi hoặc hư hại do lỗi của nhà cung cấp trong thời gian bảo hành.
Sản phẩm không đáp ứng được nhu cầu của bên mua và bên mua muốn trả hàng cho bên cung cấp.
Sản phẩm không được áp dụng chính sách giảm giá hay chế độ ưu đãi.
2. Điểm khác biệt giữa Debit Note và Credit Note là gì?
Về cơ bản, debit note và credit note đều là hóa đơn điều chỉnh trong các giao dịch thương mại về xuất khẩu, nhập khẩu. Tuy nhiên, điểm khác biệt ở 2 loại chứng từ này đó là:
Debit Note là hóa đơn điều chỉnh tăng, thường được người mua xuất ra để yêu cầu người bán cung cấp Credit Note và tăng giá trị hóa đơn trước đó.
Credit Note là hóa đơn điều chỉnh giảm, được người bán xuất ra để hủy đi giá trị của hóa đơn đã được xuất đi trước đó. Việc xuất Credit Note thường xảy ra khi hàng hóa bán ra bị lỗi từ phía nhà cung cấp, người mua hàng yêu cầu trả hàng.
Như vậy mục đích sử dụng của 2 loại chứng từ này hoàn toàn khác nhau. Khi nắm rõ định nghĩa và phân biệt được Debit Note là gì, Credit Note là gì, bạn sẽ dễ dàng xử lý các giấy tờ liên quan đến xuất nhập khẩu.
3. Các thông tin thường có trong mẫu Credit Note và Debit Note
Vì được sử dụng trong các giao dịch xuất nhập khẩu, Credit Note và Debit Note thường có những thông tin chủ yếu sau đây:
- Tên, địa chỉ, mã GSTIN (mã số nhận dạng thuế hàng hóa và dịch vụ) của bên bán và bên mua
- Mã số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, loại chứng từ
- Địa chỉ của bên bán và bên mua
- Giá trị tiền thuế của hàng hóa/dịch vụ.
- Số seri và ngày xuất hóa đơn thuế tương ứng hoặc tùy theo từng trường hợp.
- Chữ ký của nhà cung cấp/đại diện ủy quyền.
4. Lời kết
Qua bài viết trên đây, hy vọng các bạn đã hiểu credit note là gì, debit note là gì và có thể phân biệt 2 loại chứng từ được sử dụng trong thương mại này.
