Kịch bản thu hồi nợ qua điện thoại. Chỉ cần Alo là đòi được.

• Thu hồi nợ qua điện thoại là gì?
• Những kịch bản thu hồi nợ qua điện thoại hiệu quả?
• Bí quyết thu hồi nợ một cách nghệ thuật?

Đây có lẽ là những thắc mắc….Đối với nhiều người, gọi điện thoại đòi nợ khách hàng không phải là một công việc được ưu tiên thực hiện. Là một cách thu hồi nợ khó đòi hiệu quả, song công việc này không có trong kế hoạch làm việc, hoặc nằm ở cuối danh sách các công việc phải làm. Tại sao vậy? Có nhiều lý do khác nhau. Nhưng về cơ bản, nhiều người cảm thấy không tự tin khi gọi điện cho khách hàng, họ sợ thất bại, xấu hổ, không có kinh nghiệm, kỹ năng, nghệ thuật đòi nợ qua điện thoại và nhanh chóng bị từ chối trả nợ.

1. Thu hồi nợ qua điện thoại là gì? Có hiệu quả không?

1.1. Thu hồi nợ qua điện thoại là gì?

Thu hồi nợ qua điện thoại chính là việc nhân viên thu nợ gọi điện thoại thuyết phục khách nợ thanh toán cho chủ nợ các khoản tiền, tài sản khác mà khi đến kỳ hạn/quá hạn mà khách nợ phải trả cho chủ nợ theo hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa chủ nợ và khách nợ hoặc theo quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Sau đó những nhân viên này cập nhật, theo dõi và báo cáo định kỳ tình trạng nợ quá hạn cho Giám sát Thu hồi nợ Pháp Lý  

1.2. Thu hồi nợ qua điện thoại có hiệu quả không?

• Thu nợ qua điện thoại sẽ tốn chi phí hơn gửi thư đòi nợ, nhưng hiệu quả hơn nhiều. Bởi vì, khi gọi điện thu hồi nợ thì bạn sẽ được giao tiếp trực tiếp với nhau, từ đó có thể xác định được vấn về giữa các bên cho vay và bên nợ
• Cuộc gọi từ đó sẽ có vai trò hỗ trợ, đúng với các nội dung đã có trong Thư đòi nợ.
• Ngay cả khi bạn đang hợp tác với các đối tác kinh doanh. Nếu như các đối tác này có một khoản nợ và bạn muốn thu hồi, hãy áp dụng và kiểm soát hiệu quả các cuộc gọi đòi nợ.

1.3. Ý nghĩa của thu hồi nợ qua điện thoại đối với doanh nghiệp

Do đó, thu hồi nợ có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp, có ba ý nghĩa quan trọng mà bạn có thể dễ dàng nhận ra được, đó là:

• Giúp cho doanh nghiệp ổn đỉnh và đảm bảo được sự lành mạnh về tài chính của doanh nghiệp, cá nhân khi thu nợ.
• Từ đó, giúp cho lợi nhuận của doanh nghiệp, tài chính của cá nhân được bảo đảm hơn.
• Tránh được các rủi ro trong kinh doanh (mất một khoản triền khi không thu hồi được nợ,…). Quyết định được khả năng phát triển cũng như sự vận hành ổng định cho công ty.

2. Kịch bản thu hồi nợ qua điện thoại. Chỉ cần Alo là đòi được

Dưới đây là các bước thực hiện một cách bài bản nhất khi thu hồi nợ mà các chuyên gia của HoTroVay.Vn nghiên cứu được. Nội dung gồm các bước bạn có thể tham khảo qua ở dưới đây: 

2.1. Chuẩn bị kĩ càng khi thu hồi nợ qua điện thoại

Bạn cần dự đoán trước các tình huống đòi nợ để có thể xảy ra để có thể dễ dàng đối phó với những “con nợ” cứng đầu. Trước khi thực hiện gọi điện để thu hồi nợ, bạn phải chuẩn bị danh sách các lý do mà khách nợ có thể trả lời cho bạn. Thông thường các khách hàng này để từ chối việc thanh toán tiền trả nợ và bạn cần phải có chứng cứ đòi nợ tối ưu để có thể thu được nợ. Dưới đây là một số các tình huống dễ xảy ra nhất bạn có thể tham khảo, từ đó có thể kiểm soát được tình hình và thu được nợ:

• Khách nợ thất lạc hoá đơn nên không thể biết được khoản tiền cần thanh toán. Ngay lúc này, bạn chỉ cần gửi lại hoá đơn cho khách hàng bằng email và fax cho khách hàng để được thanh toán sớm nhất có thể
• Khi vào trường hợp khách nợ nói rằng họ đang gặp khó khăn thì bạn có thể trả lời rằng khách có thể chi trả một phần trước, sau đó hãy có kế hoạch trả nợ rõ ràng cho bạn

Một số khách nợ còn dùng nhiều thủ thuật để có thể kết thúc cuộc gọi để không phải thanh toán bằng các hỏi những câu hỏi về thông tin, hồ sơ công nợ để bạn không thể thu hồi được nợ nếu đưa thiếu thông tin chính xác. Vì vậy bạn cần phải nắm vũng những thông tin và các loại giấy tờ này để thu hồi được nợ nhé. Dưới đây là một số thông tin bạn có thể lưu tâm:

• Giá trị khoản nợ
• Ngày đến hạn thanh toán khoản nợ/hoá đơn,…
• Hợp đồng mua bán hàng hóa và các sản phẩm dịch vụ
• Sản phẩm hoặc các dịch vụ đã cung cấp cho khách nợ
• Hóa đơn thanh toán hoặc chưa thanh toán của khách nợ
• Chuẩn bị thông tin cá nhân của khách nợ điển hình như: địa chỉ trụ sở khách nợ, nơi cư trú, địa chỉ liên hệ, ngành nghề của khách nợ, nguồn thu nhập, lịch sử thanh toán,…

Tuy nhiên những thông tin như vậy là chưa đủ khi bạn gọi điện thu hồi nợ, hãy cùng theo dõi nhưng bí quyết cũng như kĩ năng để có thể thu hồi nợ bằng điện thoại hiệu quả hơn nhé.

2.2. Suy nghĩ tích cực khi thu hồi nợ qua điện thoại

Bạn cần phải giữ vững tinh thần cảu mình một cách tích cực, bởi nó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến cách mà bạn sẽ đối phó với khách nợ cũng như cách họ sẽ ứng xử bạn ta như thế nào. Hãy luôn lạc quan và làm việc hiệu quả, xem như cuộc gọi này là một cuộc gọi đầu tiên trong ngày của bạn và tránh việc cuộc gọi trước thất bại làm ảnh hưởng tới tâm lý. Hãy bình tĩnh để gọi điện cho khách nợ, nở một nụ cười, giọng điệu vui tươi, từ đó sẽ nhận được phản hồi tích cực hơn từ những khách nợ này.

2.3. Nói chuyện qua điện thoại mạnh mẽ, dứt khoát

Khi thực hiện các cuộc gọi điện thu hồi nợ. Bạn cần phải nói chuyện một cách mạnh mẽ, dứt khoát. Hãy quan tâm tới giọng điệu, những cao độ, biến điệu và cả tốc độ nói của bạn vì chúng sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn vì có thể ảnh hưởng rất lớn đến người nghe.

Bạn có thể luyện tập bằng các thử ghi âm những tình huống có sẵn để có thể dễ dàng cải thiện giọng nói của mình. Dưới đây là một số những mẹo nho nhỏ để bạn có thể giao tiếp dễ dàng hơn:

• Tuyệt đối không nhai kẹo cao su hoặc xay xỉn khi gọi điện, đây là hành động không tôn trọng bản thân cũng như khách nợ
• Nói chậm rãi, sử dụng âm trầm và phát âm rõ ràng để tạo sự tin cậy
• Không nên nói dông dãi, hãy lắng nghe khách hàng nhiều hơn để có thể hiểu họ hơn
• Hãy mỉm cười để tạo sự thoải mái cho khách nợ, họ có thể không thấy nó nhưng vẫn có thể nghe được, từ đó họ sẽ có những phản ứng cởi mở và thân thiện hơn với bạn. Giúp cho khả năng thu hồi nợ sẽ cao hơn.

2.4. Kiểm soát cuộc gọi bằng nghệ thuật đòi nợ qua điện thoại

Ngoài những kĩ năng về sự chuẩn bị, cách sử dụng giọng nói có sức nặng để có thể có ảnh hưởng tốt đến khách hàng. Kịch bản thu hồi nợ điện thoại thành công còn cần đến khả năng kiểm soát cuộc gọi của bạn tốt để có thể đòi được nợ một cách tốt nhất. Dưới đây là một số kĩ thuật bạn có thể tham khảo qua để có thể kiểm soát được tình hình tốt hơn:

• Chào hỏi lịch sự khách nợ và liên tục gọi khách nợ bằng tên của họ. Lúc này, những người khách này sẽ cảm thấy họ được tôn trọng từ đó họ cũng sẽ dành cho bạn sự tin tưởng của như sự chú ý hơn. Phải tuyệt đối tìm hiểu kĩ tên của họ, nếu bạn nhầm lẫn, có thể gây ảnh hưởng xấu đến kết quả thu nợ.
• Cần phải thấu hiểu tâm lý của các khách nợ này, hãy để cho các họ cảm thấy đúng. Từ đó, cuộc gọi thu nợ này sẽ trở nên có sự tế nhị cũng như sự cảm thông nhiều hơn. Nếu bạn không đồng ý với lời đề nghị của các khách hàng khi không trả nợ thì bạn có thể lắng nghe những lời đề nghị này. Họ sẽ có cảm giác được xoá bỏ được tâm lý căng thẳng khi bị thu nợ. Cuôc nói chuyện mang tính cởi mở và chia sẻ nhiều hơn sẽ dành được nhiều khả năng thàng công hơn.
• Hãy cố gắng lắng nghe và ghi chép thật chi tiết những dữ kiện mà khách nợ đã chia sẻ với bạn. Từ những thông tin này, bạn sẽ hiểu được lý do khách nợ từ chối trả tiền. Như đã nói ở bước đầu tiên, sự chuẩn bị kĩ càng sẽ giúp ích cho bạn vào lúc này khi thu hồi nợ, bạn sẽ có những lý lẽ cũng như những cách thức để có thể đưa khách nợ vào hoàn cảnh trả tiền.

• Một các hữu hiệu khách khi thu hồi nợ bằng điện thoại chính là im lặng. Hãy chậm rãi khi nói chuyện với khách nợ, tạo khoảng trống khi nói chuyện, sự im lặng sẽ giúp cho bạn khai thác được thông tin nhiều hơn từ khách nợ.
• Hãy giữ sự tập trung và lịch sự nhất có thể vì đa số các trường hợp thu hồi nợ, những khách nợ này sẽ đổ lỗ về dịch vụ cho bạn và họ sẽ luôn nhận phần đúng về mình. Hãy nhớ, mục tiêu của bạn chính là thu hồi được nợ, vì vậy hãy tránh sao nhãng nhé.

2.5. Yêu cầu khách nợ đưa cam kết trả nợ

Nếu như khách nợ vẫn chưa đồng ý trả nợ thì cuộc gọi này sẽ thất bại. Vì thế, để có thể đi đến kết quả tốt hơn khi khách vẫn chưa đồng ý trả nợ ngay bây giờ thì bạn hãy để họ làm một cam kết trả nợ trong thời gian tới. Cụ thể sẽ như sau:

• Sau khi đã thoả thuận được với nhau khi gọi điện. Bạn hãy tóm tắt lại cho khách nợ một lần nữa để thống nhất các nội dung như sau: cam kết của khách nợ, những yêu cầu cần có của bạn, những hậu quả khi khi khách nợ không đồng ý thanh toán, và nhấn mạnh rằng trả nợ chính là một vấn đề cấp bách của cả hai.
• Yêu cầu khách nợ phải thực hiện lại cuộc gọi cho bạn trong lần tới khi họ cam kết trả nợ cho bạn. Tránh được việc bạn phải chờ đợi, cũng như tốn thời gian gọi điện lại, làm mất lòng cho cả hai.
• Và bước cuối cùng, nếu những khách nợ này cứng đầu thì bạn cần thực hiện những tuyên bố cũng như hình phạt mà cả hai đã cam kết. Nếu không sử dụng cách này, những khách hàng cứng đầu này sẽ không bao giờ chịu trả nợ đúng hạn cho bạn.

2.6. Linh hoạt giữa các kịch bản thu hồi nợ qua điện thoại

HoTroVay.Vn nhấn mạnh rằng, bạn cần phải có sự linh hoạt khi thực hiện công việc này. Không có một kịch bản chung nào để có thể thu hồi nợ với nhiều khách hàng khác nhau. Với một kịch bản này có thể hiệu quả với khách nợ này nhưng lại không áp dụng thành công với khách nợ kia. Từ đó, hãy lắng nghe thật kĩ hoàn cảnh của khách nợ, bạn sẽ có những thông tin để xử lý tình huống một cách linh hoạt và tốt nhất, giúp đạt mục tiêu thu hồi được nợ.

3. Bí quyết khi thu hồi nợ qua điện thoại

3.1. Dấu hiệu bên doanh nghiệp đang vay nợ có tình trạng tài chính khó khăn

• Số lượng Séc phát hành của doanh nghiệp/ công ty này rất ít hoặc không có
• Có thông tin doanh nghiệp này phát sinh nợ xấu tại ngân hàng
• Tài sản của doanh nghiệp có nợ đã bị thế chấp tại ngân hàng hoặc đã bị ngân hàng thu giữ
• Khách nợ này đã bị khởi kiện đòi nợ tại nhiều nơi
• Khách nợ này có nhiều khoản phải thu giá trị lớn không đòi được.

3.2. Nguyên nhân đòi nợ không hiệu quả

• Sợ mất mối quan hệ với khách nợ.
• Không có sự chuẩn bị kĩ càng cũng như các chiến lược xử lý nợ không rõ ràng, nhất quán.
• Các doanh nghiệp muốn lấy tiền nợ nhưng không có nhân viên thu hồi nợ hoặc nhân viên thu hồi nợ không được đào tạo bài bản

3.3. Lên kế hoạch thu hồi nợ qua điện thoại

• Cần phải xây dựng một hệ thống cũng như những công cụ giúp cho bạn biết được những khoản nợ có khả năng quá hạn hay nợ xấu. Từ đó, có thể giúp bạn kịp thời nhanh chóng thu hồi được nợ, ngoài ra, phương pháp này còn giúp bạn có thời gian để bạn xác định các loại nợ, giúp bạn có thể xử lý nhanh chóng hơn
• Hãy nên nhớ rằng, thời gian nợ quá hạn tỉ lệ thuận với khả năng trả được nợ sẽ khó hơn. Khả năng 80% bạn thu hồi được nợ nếu khách nợ quá hạn dưới 60 ngày, và khả năng này sẽ giảm dưới 50% nếu khách nợ kéo dài thời gian lên 90 ngày.
• Hãy nhanh chóng tiến hành đòi nợ với những khoản nợ quá hạn dưới 60 ngày. Đây chính là khoản thời gian tối ưu nhất để thu hồi nợ, giúp tối ưu hoá khả năng chi trả của khách nợ cũng như khả năng thu hồi được nợ của bạn. Từ đó, bạn hãy tập trung mọi nỗ lực để có thể thu hồi nợ thành công.

4. Hình thức đòi nợ qua thư

4.1. Thư đòi nợ

Đây là một phương thức giúp tiết kiệm được chi phí cũng như có thể thay thế cho hình thức thu hồi nợ bằng gọi điện, bạn có thể xem qua các đặc điểm của hình thức này dưới đây nhé

• Bạn có thể gửi thư hàng loại cho nhiều khách nợ khác nhau một cách nhanh nhất.
• Chi phí thấp hơn so với gọi điện thu hồi nợ
• Giúp nhắc nhở khách nợ, tránh để họ quên khoản nợ của mình, giúp duy trì được sự tương tác với con nợ
• Tuy nhiên vẫn còn một số bất cập khi sử dụng hình thức này như: không thể giải quyết được vướng mắc khi thanh toán tiền nợ, dễ bị hiểu lầm

4.2. Những lưu ý khi sử dụng thư đòi nợ

• Thư đòi nợ của bạn phải được gửi đến chính xác đúng người trả nợ hay người có thẩm quyền.
• Cần làm nổi bật hình thức cũng như nội dung của thư để tránh việc nhầm lẫn.
• Cần thường xuyên thay đổi hình thức của thư để tránh được việc chặn thư của khách nợ.
• Cần khuyến khích khách nợ mở thư bằng những đề xuất gây chú ý, có lợi cho khách nợ.
• Gửi thư đề nghị, bàn về những lợi ích khi thanh toán nợ và hứa hẹn hợp tác trong lần sau
• Thư đòi nợ nên tăng sức ép dần dần để có thể thu hồi được nợ
• Nếu không hiệu quả hãy dùng cách thu hồi nợ bằng điện thoại hoặc thu nợ trực tiếp

5. Lưu ý khi gọi điện thu hồi nợ

5.1. Lựa chọn các Công ty thu hồi nợ thuê

Nếu như bạn muốn được chắc chắn hơn việc tự mình thu hồi nợ thì có thể uỷ quyền cho các công ty đòi nợ thuê uy tín. Lưu ý rằng, cần tìm những cá nhân và các công ty làm việc đúng với pháp luật. Từ đó giúp thu hồi được khoản nợ hiệu quả hơn.

5.2. Cân nhắc cho hành động pháp lý

Bạn cần cân nhắc về hành động khởi kiện, vì có thể sẽ mất đi mối quan hệ tối với khách nợ. Tuy nhiên, khởi kiện chính là một trong các phương thức thu hồi nợ hiệu quả nhất. Để chuẩn bị cho việc khởi kiện, bạn cần có đầy đủ các giấy tờ liên quan như sau:

• Hợp đồng và các tài liệu giữa bạn và đối tác có đầy đủ nhưng bằng chứng pháp lý để có thể khởi kiện
• Hãy tính toán được thời gian giải quyết vụ kiện đòi nợ để tối ưu nhất cho mình
• Ngoài những yếu tố giúp bạn thành công khi khởi kiện để đòi nợ, bạn cần phải cân nhắc đến những rủi ro, chi phí khởi kiện và những lợi ích chính đáng nhất khi thực hiện

Hi vọng, thông qua những chia sẻ này bạn đã có thể hình dung được công việc thu hồi nợ qua điện thoại là gì. Từ đó, bạn có thể định hướng cũng như có thêm kinh nghiệm khi thực hiện công việc này. Các doanh nghiệp cũng từ đó mà yên tâm khi dùng những dịch vụ thu hồi nợ thuê uy tín và đúng với pháp luật. Chúc bạn có thể thu hồi nợ thành công qua những chia sẻ trong bài viết này của HoTroVay.Vn.